قابلیت جدید برای به اشتراک گذاری در Google Docs

ترجمه و بازنویسی : بابک فخریلو

Google Docs در این هفته با پیاده سازی امکاناتی جدید ، اشتراک گذاری عناصر ، upload مستندات و … را برای کاربران ساده تر کرده است . همچنین بهبود های جدید سبب تغییراتی در صفحه خانگی Google Docs شده و ظاهری ساده تر و یک دست به آن داده است.

نکته : فایل هایی چون doc (فایل های برنامه word ) یا xls (فایل های برنامه excel) از جمله فایل های مستند هستند .

Shared Folders – پوشه های به اشتراک گذاشته شده

یکی از بهترین ویژگی های Google Docs ، ایجاد امکان به اشتراک گذاری و همکاری فایل های مستند با سایر کاربران است . در گذشته اگر چندین فایل مستند داشتید و می خواستید که آنها را با یک گروه کاری به اشتراک بگذارید ، Google Docs از شما می خواست تا برای هر کدام از فایل ها ، هشدار های به اشتراک گذاری متعددی را ارسال کنید .

قابلیت جدید که  shared foldersنام دارد ، این مشکل را ، با اجازه داده به کاربر جهت تنظیم مجوز های به اشتراک گذاری برای یک پوشه ، حل می کند .کافی است فایل هایی را که می خواهید به اشتراک بگذارید درون یک پوشه drag and drop کنید ، و سپس روی» Share this folder » کلیک کرده و بعد از کاربران گروه کاری خود ، برای سهیم شدن در آن دعوت کنید .کاربران گروه کاری که در آن هستید ، با دریافت یک ایمیل از پوشه به اشتراک گذاری شده با خبر خواهند شد .

کار با قابلیت جدید  آسان است ، اما برخی مسائل هست که باید به آن توجه کنید .گرچه یک فایل مستند درون پوشه ای به اشتراک گذارده شده قرار دارد ، مجوز های دسترسی به آن فایل ،  متصل به پوشه هستند نه خود فایل . بنابراین اگر فایلی را که خودتان ساخته اید یا برای شما است از فولدر به اشتراک گذارده شده بیرون بکشید ، گروه کاری شما دیگر امکان دسترسی به آن را نخواهد داشت .

جریان کاری خود را مدیریت کنید

فیلتر «Items Not In Folders» به کاربران اجازه می دهد تا هر فایل مستندی که درون پوشه ها سازمان نیافته اند را مشاهده کنید .گوگل این قابلیت را برای کاربران برگرداند ، چرا که از آن به عنوان یک ابزار workflow (جریام کاری) استفاده می کردند.

یک راه برای بهره بردن از این فیلتر ، استفاده از آن برای پیگری مستنداتی است که در draft قرار گرفته اند .وقتی آن فایل مستند آماده شد ، می توانند آن را به راحتی به یک پوشه دلخواه دیگر انتقال دهند .

در اینجا نکته ای است که باید در استفاده از این قابلیت به آن توجه کنید .فرض کنیم John گزارشی را به طور مستقیم با Mary به اشتراک گذاشته است ، اما John آن گزارش را در یک پوشه قرار نداده . اگر Mary آن فایل را درون یکی از پوشه های خود قرار دهد ، John گزارش را همراه با پرچسب پوشه خواهید دید ، اما اگر John از فیلتر استفاده کند ، آن را در Items Not In Folders خواهد دید . در حقیقت کارهایی که Mary انجام داده مشکلی برای جریان کاری John  ایجاد نمی کند . برای دسترسی به این فیلتر می توانید آن را در منوی «More Searches» پیدا کنید .

Google Docs همچنین امکان بارگذاری (upload) چندین فایل را به طور همزمان فراهم کرده است.کافی است فایل هایی را که می خواهید انتخاب کرده و کار خود را شروع کنید .

ظاهر جدید Google Docs

ظاهر جدید Google Docs

ظاهر قبلی Google Docs

ظاهر قبلی Google Docs

گزینه های دیگر برای به اشتراک گذاری

اگر از Google Docs استفاده نمی کنید ، Microsoft دو گزینه برای به اشتراک گذاری مستندات دارد . Live Meshکه سال گذشته کار خود را شروع کرد ، امکان ایجاد شبکه ای از قطعات و پوشه های همگام را بین آنها ممکن می سازد .همچنین به شما میز کار online مخصوصی ا می دهد که Live Desktop نام دارد ، و در آن می توانید پوشه های خود را با کاربران خارج از شبکه خود یا Mesh به اشتراک بگذارید . برای استفاده از Live Mesh باید برنامه کوچکی را دانلود کنید .

گزینه دیگر Microsoft فضای ذخیره سازی online آن به نام Skydrive است . با این حال، مجوز های به اشتراک گذاری در Skydrive کمی پیچیده هستند ، بنابراین پیشنهاد می کنم از کاربران Windows Live هستید ، Live Desktop و Live Mesh را انتخاب کنید .

منبع :

http://www.pcworld.com/article/173553/google_docs_gets_shared_folders.html

Advertisements

دربارهٔ Persian Developer

I Love Developing applications

Posted on اکتبر 14, 2009, in وب 2.0, اخبار and tagged , , , , , . Bookmark the permalink. بیان دیدگاه.

پاسخی بگذارید

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس گوگل+

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google+ خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

درحال اتصال به %s

%d وب‌نوشت‌نویس این را دوست دارند: