ایمیل خود را مدیریت کنید

بخش اول

بابک فخریلو

برای کسانی که با کارهای جدی درگیر هستند، inbox آنها اهمیت زیادی دارد. من هم در این مقاله به شما کمک می کنم تا مدیریت inbox خود را بدست بگیرید.

من هم مثل بسیاری از شما، روزانه چندین و چند ایمیل دریافت می کنم. بررسی کردن همه ی آنها، از بازکردن inbox تا انتخاب تصمیم درست در مورد این که به کدام باید پاسخ داد، کدام را برای آینده آرشیو کرد، کدام را باید حذف کرد، و کدام را به عنوان هرزنامه گزارش داد، انرژی و وقت زیادی می گیرد. باید برنامه ریزی داشت. در اینجا تاکتیک های کاربردی را در راهبرد مدیریت ایمیل تان بررسی می کنیم، تا inbox خود را رام کزده و با بهره وری بیشتری کار کنید:

توجه کنید: هیچ کدام از ایده های این مقاله به کلی متعلق به خود من نیست، اما من تمام آنها را مشتاقانه به کار می برم، چرا که بهره وری زیادی در به کار بردن آنها دیده ام.

1.شمارنده ی inbox خود را صفر کنید

آخرین باری که inbox شما کاملا خالی بود را به یاد دارید؟ بسیاری از کاربران از زمانی که ایمیل خود را درست کرده اند، هیچ نظمی به آن نداده اند. اگر شما هم از این دسته افراد هستید، باید فکری به حال صفر کردن تعداد پیغام های موجود در inbox خود بکنید، چرا که این یکی از بهترین تجربه هایی است که یک فرد می تواند در دوران اینترنت داشته باشد.

البته این حس خوب خالی شدن inbox، خیلی زودگذر است، چرا که به زودی پیام های جدید خواهند رسید. اما اگر شما هرچیزی را به طور موثری و با راهبرد بررسی کنید، می توانید در طول روز فهرست پیغام های نخوانده ی خود را به حدی برسانید که قابل مدیریت کردن باشند، و اگر امکان دارد پیغام های جدیدی در طول شب به شما برسند، می دانید که هرچیزی که قبلا به شما رسیده را در طول روز بررسی کرده اید.

2. از پوشه ها استفاده کنید

پوشه های ایمیل می توانند برای سازمان دهی پیغام های قدیمی که می خواهید بعدا به آنها مراجعه کنید، مفید هستند، در نتیجه inbox شما هم از پیغام های قدیمی خالی می شود (در Gmail، پوشه ها با عنوان «labels» شناخته می شوند). مراقب باشید بیشتر از آنچه که نیاز دارید، پوشه ایجاد نکنید.

هدف اصلی پوشه ها این است که پیدا کردن پیام های قدیمی آسان باشد، اما هرچه تعدادشان بیشتر شود، از این هدف دورتر می شوید. وقتی که فهرست پوشه های تان آنقدر زیاد می شود که نمی توانید همه ی آنها را در یک نظر ببینید، بهتر است یک تجدید نظر در مورد آنها بکنید.

مثلا، من یک پوشه به نام HR دارم که مستندات و پیغام های مهم را از بخش منابع انسانی شرکت، در آن نگهداری می کنم، چرا که می دانم بعدا به آنها مراجعه خواهم کرد. از این رو هر هفته محتوای این پوشه را بررسی می کنم، و هر پیغامی که دیگر اهمیتی ندارد و بررسی شده را حذف می کنم.

3.فیلتر ها را فراموش نکنید

جدا کردن گندم از کاه در inbox، نباید تمام روز شما را به خود اختصاص دهد. بسیاری از ایمیل هایی که در طول روز دریافت می کنم، فقط نوعی از اطلاع رسانی را دارند، مثلا همکارانم من را بحث های مرتبط با وضعیت پروژه ها قرار می دهند، تا در جریان باشم، گرچه نیازی نیست که کاری در آن پروژه انجام دهم. بسیاری از ایمیل ها هم شامل کلید واژه هایی مشخص در عنوان خود هستند. تنظیم کردن فیلتر ها، به گونه ای که کلیدواژه هایی را زیر نظر بگیرد که به من مرتبط نیست، باعث می شود تا تمرکزم را روی وظایف اصلی ام داشته باشم، در حالی که می دانم پیغام های غیر ضروری را به جایی فرستاده ام که بعدا با خیال راحت می توانم آنها را بخوانم.

فیلتر ها برای جمع آوری پیغام هایی که درباره ی یک پروژه ی یا رویداد مهمی هستند، کاربر دارد. برای مثال من می خواهم که در نمایشگاه سالانه ی CES که در لس آنجلس برگزار می شود (کاش من هم می تونستم برم)، شرکت کنم، به همین خاطر پیغام های زیادی از کسانی که می خواهند من را در آن نمایشگاه ملاقات کنم، دریافت خواهم کرد. چون تعداد این ایمیل ها زیاد است، یک فیلتر را تنظیم کرده ام که پیام ها inbox مرا پر نکنند، در عوض آنها را به یک پوشه مخصوص به نام CES میفرستم.

البته استفاده بیش از حد از فیلتر ها، به همان اندازه ی که در مورد پوشه ها گفتم، می تواند بهره وری را کاهش دهد. پس بهتر است تعداد آنها را طوری تنظیم نکنید که پیغامی را از دست بدهید.

برگرفته از :

http://www.pcworld.com/businesscenter/article/212290/master_your_email_so_it_doesnt_master_you.html?tk=hp_new

Advertisements

دربارهٔ Persian Developer

I Love Developing applications

Posted on دسامبر 8, 2010, in وب, آموزش and tagged , , , , . Bookmark the permalink. بیان دیدگاه.

پاسخی بگذارید

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس گوگل+

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google+ خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

درحال اتصال به %s

%d وب‌نوشت‌نویس این را دوست دارند: