ایمیل خود را مدیریت کنید

بخش دوم

بخش اول را بخوانید

بابک فخریلو

4.اول حذف کنید، بعد پیام هایی که باقی مانند را بخوانید

شاید بیشتر ایمیل هایی که دریافت می کنید، بی فایده باشد. نه این که ضرورتا هرزنامه باشد، اما می تواند برای شما بی ارزش و اهمیت باشد. احتمال این که شما هنگام خرید اینترنتی، به فروشندگان online اجازه دهید تا ایمیل تان را وارد فهرست خود کنند، بسیار زیاد است، از این رو شک نکنید که هر روز حجم زیادی از پیام هایی را دریافت خواهید کرد که علاقه ای به آنها ندارید.

به جای این که در ابتدای هر روز، inbox خود را برای پیام های مهمی که در میان انبوهی از پیام های غیرضروری غوطه ور شده، پیمایش کنید، با حذف کردن پیام های بی ارزش، فکر خود را آسوده تر کنید.

وقتی که کار زباله روبی تمام شد، می توانید با آرامش روی پیام هایی تمرکز کنید که اهمیت دارند.

وقتی بیرون از محیط خانه و کار هستید، و تنها راه دسترسی شما به inbox ، موبایل تان است، می توانید از آن برای حذف کردن پیام های بی ارزش استفاده کنید. چرا که پیمایش فهرست پیام ها در برنامه های موبایل، بسیار آسان است.

5.سریع دست به کار شوید

وقتی یک پیام را باز می کنید، خیلی زود، کاری را در مورد آن انجام دهید. اگر هرزنامه است یا ارزش نگه داشتن ندارد، حذفش کنید. اگر فقط ارزش نگه داشتن دارد، آن را به یک پوشه بفرستید تا بعدا بتوانید در فرصت ممکن بخوانیدش.

از قانون 2 دقیقه استفاده کنید: اگر یک پیام، نیاز به فرمانی از سوی شما دارد که می توانید در کمتر از 2 دقیقه (پاسخ دادن به پیام و فشردن دکمه ی Send)  آن را تمام کنید، خیلی سریع انجامش دهید.در غیر این صورت، بر حسب نوع پیام می توانید آنرا archive کرده یا حذفش کنید.

اگر پیام باید برای بررسی فرد دیگری فرستاده شود، آن را با فشردن Forward به آن شخص ارسال کنید. بعضی از پیام ها هستند که باید از انجام شدن فرآیندی که در محتوای آن آمده مطمئن شوید، چنین پیام هایی را در پوشه ای با عنوان «Waiting for » قرار دهید، تا بعدا آن را بررسی کنید.

6.نیازی به عجله کردن نیست

اجازه ندهید که ایمیل، یک عامل حواس پرتی دائمی برای روز کاری تان شود. وقتی باید روی یک پروژه تمرکز کنید، سیل دائمی پیام های جدید می تواند به راحتی شما را از وظیفه ای که به عهده دارید، دور سازد. توجه کنید که ایمیل، مثل سرویس های پیغام رسانی فوری نیست که مجبور باشید خیلی سریع به هر پیامی پاسخ دهید.

برای این که ایمیل مانع کار شما نشود، بهتر است آن را طوری تنظیم که هر 30 دقیقه یک بار برای دریافت پیام های جدید refresh شود، و نه هر 1 یا 5 دقیقه. اگر از برنامه های مدیریت ایمیل تحت وب، مانند Gmail استفاده می کنید، به جز زمانی که باید ایمیل خود را بررسی کنید، زبانه ی آن را در مرورگر بسته نگه دارید.

7. از پاسخ های طبقه بندی شده استفاده کنید

بسیاری از ما، پیام هایی زیادی را دریافت می کنیم که موضوعات تقریبا مشترکی دارند. با استفاده از پاسخ های از پیش تعیین شده، می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید.

در Gmail، برای دسترسی به این ویژگی، به Google Labs رفته، و در آنجا Canned Responses را انتخاب کنید. این ابزار کوچک، یک منوی پایین افتادنی را به واسط کاربری ایمیل اضافه می کند که می توانید در آن، متن های زیادی را برای افزودن به یک پیام، پیدا کنید.

راه های کاربردی زیادی برای داشتن یک راهبرد خود در مدیریت ایمیل، وجود دارد. اگر آنها را به درستی انجام دهید، می توانید هم inbox خود را چک کنید، و هم  به کارتان برسید.

Advertisements

دربارهٔ Persian Developer

I Love Developing applications

Posted on دسامبر 10, 2010, in وب, آموزش and tagged , , . Bookmark the permalink. بیان دیدگاه.

پاسخی بگذارید

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس گوگل+

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google+ خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

درحال اتصال به %s

%d وب‌نوشت‌نویس این را دوست دارند: